Erstellen Sie eine professionelle E-Mail-Signatur in wenigen Minuten: Vorlage wählen, Kontaktdaten eintragen, auf Wunsch Logo und Social-Media-Links ergänzen und die fertige Signatur mit einem Klick kopieren. Sie funktioniert in Gmail, Outlook, Apple Mail und Thunderbird. Kostenlos, ohne Anmeldung, und Ihre Daten bleiben dabei in Ihrem Browser.
[TOOL EINBINDEN: E-Mail-Signatur-Builder. Linke Seite Formular: Name, Titel/Position, Firma, Telefon, E-Mail, Website, Logo-Upload, Social-Icons (LinkedIn, Instagram, Facebook, X, YouTube, Xing), Farbwahl für Akzente. Rechte Seite: Live-Vorschau mit 4 bis 5 HTML-Vorlagen zum Umschalten (Klassisch, Modern, Kompakt, Mit Logo, Mit Foto). Button „Signatur kopieren“ (kopiert gerendertes HTML in die Zwischenablage) plus Button „HTML-Code kopieren“ für Thunderbird und Spezialfälle.]
[TRUST-MODUL EINBINDEN: Kein-Haken-Versprechen, Standard-Komponente]
In drei Schritten zur fertigen Signatur
- Vorlage wählen: Schalten Sie durch die Designs und wählen Sie das Layout, das zu Ihrem Auftritt passt. Alle Vorlagen sind für die gängigen Mail-Programme optimiert und kommen ohne fehleranfällige Spielereien aus.
- Daten eintragen: Füllen Sie nur die Felder aus, die Sie wirklich brauchen. Leere Felder verschwinden automatisch aus der Signatur, es bleiben keine Lücken oder Platzhalter zurück.
- Kopieren und einfügen: Klicken Sie auf Signatur kopieren und fügen Sie sie in den Signatur-Einstellungen Ihres Mail-Programms ein. Die Anleitungen für Gmail und Outlook folgen direkt hier unten.
Signatur in Gmail einfügen
- Öffnen Sie Gmail und klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad, dann auf Alle Einstellungen aufrufen.
- Scrollen Sie im Tab Allgemein zum Abschnitt Signatur und klicken Sie auf Neu erstellen. Vergeben Sie einen Namen.
- Fügen Sie die kopierte Signatur mit Strg + V, am Mac mit Cmd + V, in das Textfeld ein. Formatierung, Logo und Links bleiben dabei erhalten.
- Legen Sie darunter fest, dass die Signatur bei neuen E-Mails und Antworten verwendet wird, und klicken Sie ganz unten auf Änderungen speichern.
Signatur in Outlook einfügen
Neues Outlook und Outlook im Web: Öffnen Sie die Einstellungen über das Zahnrad, wählen Sie E-Mail und dann Verfassen und Antworten. Fügen Sie die kopierte Signatur in das Feld ein, vergeben Sie einen Namen und legen Sie fest, für welche Nachrichten sie automatisch gilt. Speichern nicht vergessen.
Klassisches Outlook: Gehen Sie über Datei, Optionen, E-Mail und Signaturen. Erstellen Sie eine neue Signatur, fügen Sie den kopierten Inhalt ein und weisen Sie die Signatur unter Standardsignatur auswählen Ihrem Konto zu.
[BILD 1: Zwei nebeneinanderliegende Screenshot-Grafiken: Gmail-Signaturfeld und Outlook-Signaturfenster mit jeweils eingefügter Beispiel-Signatur, Anmerkungspfeile in Füllerblau. Alt-Text: „E-Mail-Signatur in Gmail und Outlook einfügen“]
Was gehört in eine professionelle E-Mail-Signatur?
Die Basis ist in zwei Zeilen erzählt: vollständiger Name, Position, Firma, Telefonnummer und Website. Dazu höchstens drei Social-Media-Icons, und zwar nur die Profile, die Sie geschäftlich pflegen. Alles darüber hinaus macht die Signatur nicht professioneller, sondern voller.
Pflichtangaben für Geschäfts-E-Mails: Für viele Unternehmen in Deutschland sind geschäftliche E-Mails rechtlich Geschäftsbriefe, und dafür schreibt das Gesetz Mindestangaben vor. Im Handelsregister eingetragene Kaufleute nennen Firma, Rechtsform, Ort der Handelsniederlassung, Registergericht und Handelsregisternummer (§ 37a HGB). Für die GmbH kommen die Geschäftsführer hinzu (§ 35a GmbHG), bei der AG die Vorstandsmitglieder und der Aufsichtsratsvorsitzende (§ 80 AktG). Freiberufler und nicht eingetragene Kleingewerbetreibende trifft diese Pflicht nicht, vollständige Kontaktangaben sind aber auch hier guter Standard. Fehlende Pflichtangaben können abgemahnt werden, nehmen Sie den Punkt bei einer Firmen-Signatur also ernst.
Hinweis: Dies ist keine Rechtsberatung. Im Zweifel klärt ein kurzer Blick mit Ihrer Steuer- oder Rechtsberatung die für Ihre Rechtsform nötigen Angaben.
Die persönliche Note: Ein handschriftlicher Gruß
Ein kleines handschriftliches Element hebt Ihre Signatur von tausend identischen Blöcken ab: der Vorname als Schriftzug über dem getippten Namen, wie von Hand unter den Brief gesetzt. Erstellen Sie den Schriftzug im Unterschrift Generator als PNG mit transparentem Hintergrund und laden Sie ihn im Builder als Bild hoch.
Zwei Hinweise aus der Praxis: Verwenden Sie nur den Vornamen oder ein Kürzel statt der vollen rechtsverbindlichen Unterschrift, denn die Signatur geht an viele Empfänger. Und halten Sie das Bild klein, etwa 120 bis 160 Pixel Breite, damit es dezent wirkt.
Häufige Fragen zum E-Mail Signatur Generator
Ist der E-Mail Signatur Generator wirklich kostenlos?
Ja, vollständig. Alle Vorlagen, das Logo, die Social-Icons und das Kopieren der fertigen Signatur sind ohne Anmeldung und ohne Bezahlschranke nutzbar. Ihre eingegebenen Daten werden dabei nur in Ihrem Browser verarbeitet und nicht an einen Server übertragen.
Warum sieht meine Signatur beim Empfänger anders aus?
Mail-Programme stellen HTML unterschiedlich dar. Manche blockieren Bilder bis zur Freigabe, andere erzwingen eigene Schriften oder einen Dunkelmodus. Unsere Vorlagen nutzen deshalb robuste, tabellenbasierte Layouts und Standardschriften. Kleinere Abweichungen zwischen Programmen sind normal und kein Fehler Ihrer Signatur.
Funktioniert die Signatur auch in Apple Mail und Thunderbird?
Ja. In Apple Mail fügen Sie die kopierte Signatur unter Einstellungen und Signaturen ein. Thunderbird akzeptiert in den Konto-Einstellungen wahlweise die eingefügte Signatur oder direkt den HTML-Code, den Sie im Builder über den zweiten Button kopieren können.
Muss ich die Pflichtangaben wirklich in jede E-Mail aufnehmen?
Wenn Ihr Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist, ja. Geschäftliche E-Mails gelten als Geschäftsbriefe, und die Angaben nach § 37a HGB beziehungsweise § 35a GmbHG gehören hinein. Am einfachsten hinterlegen Sie sie einmal fest in der Signatur, dann sind sie automatisch in jeder Nachricht enthalten.
Wie kommt mein Logo in die Signatur?
Laden Sie das Logo im Builder hoch, es wird direkt in die Signatur eingebettet und in der Vorschau angezeigt. Verwenden Sie eine quadratische oder leicht querformatige Datei mit mindestens 200 Pixeln Breite. PNG mit transparentem Hintergrund wirkt am saubersten.